המדריך האסטרטגי והמקיף לתכנון ימי גיבוש לעובדים
נושא: מניעת שחיקה, בניית חוסן ארגוני והפיכת יום מחוץ למשרד להשקעה שמחזירה את עצמה.
מדוע יום גיבוש הפך להכרח אסטרטגי?
שוק העבודה המודרני עבר בשנים האחרונות טלטלות עמוקות ושינויים דרמטיים. המעבר המסיבי לעבודה מהבית, שילוב של מודלים משולבים (היברידיים) ותקשורת יומיומית שמתבצעת כמעט אך ורק דרך מסכים ומצלמות רשת, יצרו מציאות מורכבת שבה עובדים רבים מרגישים מנותקים רגשית ממקום העבודה שלהם. המפגשים האקראיים במטבחון של המשרד, שיחות המסדרון הספונטניות וארוחות הצהריים המשותפות ,כל אותם רגעים קטנים וחשובים שבונים את הדבק החברתי של כל חברה ,הלכו והתמעטו באופן משמעותי. במציאות המאתגרת הזו, המושג של יום גיבוש קיבל משמעות חדשה, קריטית ואסטרטגית לחלוטין. מנהלים בכירים ומנהלי משאבי אנוש מבינים היום היטב שיום מחוץ למשרד הוא כבר מזמן לא בגדר "הטבה נחמדה" או יום חופש על חשבון החברה שנועד רק כדי להעביר את הזמן. מדובר בהתערבות ארגונית חיונית והכרחית שנועדה למנוע שחיקה נפשית, לשמר כישרונות וטאלנטים בתוך הארגון, לפתור קונפליקטים סמויים ולייצר חיבור עמוק ואותנטי לערכי החברה.
אפיון צרכים ממוקד
השלב הראשון, ולמעשה החשוב והמשמעותי ביותר בתכנון יום מוצלח, הוא אפיון מדויק של הצרכים והמטרות של הארגון. אי אפשר לקחת תוכנית מגירה כללית ולהחיל אותה באופן עיוור על כל חברה. מה שמתאים לצוות מכירות תחרותי ונמרץ שחי על יעדים ובונוסים, עלול להתברר כאסון מוחלט עבור מחלקת פיתוח תוכנה או צוות הנהלת חשבונות ותיק שמעדיף שקט ויציבות. כאן בדיוק נכנסת לתמונה המומחיות של חברת EVENTO+ ( איוונטו פלוס). המומחים של החברה מסבירים כי התהליך המקצועי חייב להתחיל בתחקיר עומק מול הנהלת החברה: האם הצוות עבר לאחרונה משבר, מיזוג עם חברה אחרת או שינוי ארגוני כואב? האם ישנם עובדים חדשים רבים שצריך לקלוט ולשלב מבחינה חברתית בצורה חלקה? מהו טווח הגילאים, תחומי העניין והכושר הפיזי של המשתתפים? התשובות לשאלות החשובות אלו יכתיבו את הקצב של היום כולו, את רמת האתגר הפיזי והמנטלי בפעילויות השונות ואת סגנון ההנחיה שייבחר. המטרה העליונה היא לייצר סביבה מכילה שבה כל עובד, ללא קשר לגילו או למעמדו בהיררכיה של החברה, ירגיש בנוח להשתתף, לבטא את עצמו ולבוא לידי ביטוי בצורה הטובה ביותר.
האתגר הלוגיסטי מאחורי הקלעים
לאחר שלב הפיצוח והגדרת החזון, מגיע האתגר הלוגיסטי המורכב. יציאה של עשרות, ולעיתים אף מאות עובדים מהסביבה המוכרת של המשרד אל השטח הפתוח, דורשת תכנון קפדני שמזכיר מבצע צבאי לכל דבר ועניין. ההצלחה או הכישלון של היום נמדדים לרוב בפרטים הקטנים והאפורים ביותר. האם חברת ההסעות הגיעה בזמן והאוטובוסים חיכו ממוזגים ונעימים? האם נקודת הכינוס ביער הייתה מוצלת, נקייה ומזמינה? האם חולקו בקבוקי מים קרים מיד עם הירידה לשטח, והאם היו מספיק תאי שירותים נקיים ומתוחזקים לאורך כל שעות הפעילות? חוסר סדר מנהלתי או תקלה לוגיסטית קטנה מייצרים באופן מיידי תחושת מרמור ותסכול בקרב העובדים, ופוגעים קשות במטרה שלשמה התכנסנו. מחלקת התפעול של איוונטו פלוס מנהלת את שרשרת האספקה הזו בצורה הרמטית וללא פשרות. כאשר העובד מרגיש שדואגים לו בכל רגע נתון ושהכל מתנהל לפי לוח זמנים מדויק, הוא משתחרר, פנוי רגשית להוריד מגננות ולהתמסר לחלוטין לחוויה החברתית ולחברים לעבודה.
פעילויות תוכן
הלב הפועם של היום הוא כמובן התוכן והפעילויות. המגמה הנוכחית בעולם פיתוח המנהיגות וההדרכה מתרחקת מפעילויות בנאליות או הרצאות פסיביות ומשעממות, ועוברת באופן מובהק לפעילויות המבוססות על שיתוף פעולה אקטיבי, למידה התנסותית ופתרון בעיות משותף. הפעילויות הללו מתוכננות בקפידה כדי להוציא את העובדים מאזור הנוחות שלהם, אך הן עושות זאת בתוך סביבה מוגנת, בטוחה ומבוקרת. זה יכול להיות מסע ניווט תחרותי המשלב חידות מורכבות בטבע הדורשות חשיבה מחוץ לקופסה, משימות הדורשות בניית מתקנים הנדסיים מחומרים ממוחזרים שדורשות חלוקת תפקידים ברורה, או אפילו סדנאות בישול שטח שבהן כל קבוצה אחראית על הכנת מנה אחרת עבור ארוחת הצהריים המשותפת של כלל החברה. מנחי הקבוצות מיומנים בלנתח את הדינמיקה שנוצרת בזמן אמת, לזהות מנהיגות סמויה שצפה מעל פני השטח אצל עובדים שקטים בדרך כלל, ולעזור לצוותים לשקף את התובנות שלמדו בשטח גם לשגרת העבודה השוחקת במשרד.
קולינריה
אי אפשר בשום אופן לדבר על יום מחוץ למשרד מבלי להעניק מקום של כבוד לקולינריה. האוכל הוא המדורה המודרנית סביבה מתכנס השבט כולו. זהו המוקד החברתי המרכזי סביבו מתנהלות השיחות החשובות והעמוקות ביותר, אותן שיחות שאינן קשורות לעבודה השוטפת, שבהן מנהל בכיר ועובד זוטר יכולים לשבת יחד, לשבור את המרחק הרשמי, לשתף חוויות אישיות ולצחוק. הציפייה של העובדים כיום היא לחוויה קולינרית גבוהה ומוקפדת, גם כשהם נמצאים בלב יער מסועף או על חוף ים מבודד. הסטנדרט החדש בענף כולל עמדות של בשרים מעושנים בבישול ארוך ואיטי, פריסות בוקר עשירות עם מאפים חמים הנאפים במקום, ועמדות קפה איכותי הנטחן לעיני האורחים. ניהול מטבח בתנאי שטח הוא אומנות מורכבת שדורשת שמירה קפדנית על טריות חומרי הגלם, הקפדה יתרה על שרשרת קירור תקינה תחת השמש הישראלית והיגיינה מוחלטת. יתרה מכך, חובה לוודא שיש מענה קולינרי מושלם, טעים ומכבד לטבעונים, לנמנעים מגלוטן ולשומרי כשרות, כדי שאף עובד לא ירגיש מודר או מקופח ביום החג של החברה.
בטיחות לפני הכל
היבט נוסף שצבר תאוצה אדירה בשנים האחרונות הוא שילוב של ערך חברתי, אחריות תאגידית ותרומה לקהילה בתוך לוח הזמנים של היום. חברות רבות בוחרות להקדיש את חציו הראשון של היום לפעילות התנדבותית משותפת ,בין אם מדובר בשיפוץ מועדוניות של נוער בסיכון, אריזת סלי מזון למשפחות מעוטות יכולת לקראת החגים, סיוע לחקלאים בקטיף או ניקוי חופים ושמורות טבע ,ולאחר מכן להמשיך לארוחה מפנקת ופעילות פנאי. השילוב הערכי הזה הוכח מחקרית כמייצר תחושת סיפוק אישית עמוקה וגאווה ארגונית שקשה מאוד להשיג בפעילות בידורית רגילה. העובדים חוזרים הביתה עם תחושת ערך עצמי גבוהה וחיבור עמוק יותר לארגון שמאפשר להם לתרום לחברה הישראלית.
נושא הבטיחות, הביטוח וניהול הסיכונים הוא עמוד השדרה השקט והקריטי של כל ההפקה. ימי פעילות הכוללים מאמץ גופני, החל ממסלולי הליכה פשוטים ועד לאטרקציות אתגריות כמו טיולי שטח או גלישת חבלים, דורשים ניהול סיכונים חסר פשרות. חברת ההפקה חייבת לוודא באופן אקטיבי שלכל ספקי המשנה יש את הרישיונות המתאימים בתוקף, שהציוד תקני ונבדק כראוי, ושכל המדריכים מוסמכים על ידי הרשויות המוסמכות. עבודה מול תאגיד הפקות מסודר ויציב כמו EVENTO+ מעניקה למארגנים את מעטפת ההגנה המשפטית והביטוחית המלאה: החברה דואגת לביטוח אחריות מקצועית, ביטוח חבות מעבידים מורחב וביטוח צד שלישי, ומוודאת שכל פעילות תעבור אישור קפדני של יועץ בטיחות. השקט הנפשי של מנכ"ל החברה הוא קריטי, והידיעה הברורה שיש גורם מקצועי ואחראי שלוקח על עצמו את הדאגה לשלום העובדים, מאפשרת גם להנהלה הבכירה להשתתף ביום, להשתחרר ולהנות ממנו בראש שקט לחלוטין.
לסיכום:
השקעה ביום חברה איכותי, מעמיק ומתוכנן היטב היא ההשקעה המשתלמת ביותר שארגון יכול לעשות בהון האנושי שלו. זהו יום שיש לו את הכוח לשנות את האווירה במסדרונות החברה לשבועות ולחודשים רבים קדימה. כשהוא מופק בצורה מקצועית, רגישה וחכמה, הוא פותח ערוצי תקשורת חדשים, פותר קונפליקטים, ומזכיר לעובדים מדוע הם בחרו לקשור את עתידם המקצועי דווקא בחברה הזו. הבחירה בשותף הפקה מיומן ואמין כמו איוונטו פלוס, שמבין פסיכולוגיה של אנשים בדיוק כפי שהוא שולט ברזי הלוגיסטיקה, היא הערובה לכך שהיום שלכם יהפוך להצלחה מהדהדת ולסיפור שכולם בארגון יחכו בקוצר רוח לחוות שוב בשנה הבאה.
